Réponse intermédiaire pour les candidats : transition vers l’entretien d’embauche

Parfois, le processus de recrutement peut être long et demande beaucoup de patience de la part des candidats. Lorsque la sélection des candidats prend du temps, certaines entreprises utilisent une lettre de motivation intermédiaire. Nous vous expliquons ici pourquoi une telle lettre n’est pas superflue, mais en dit déjà long sur l’entreprise.

Qu’est-ce qu’une lettre de motivation intermédiaire ?

Vous avez postulé à un emploi pour lequel vous savez que vous êtes en concurrence avec de nombreux autres candidats et vous venez de passer le premier tour du centre d’évaluation ? Dans ce cas, votre employeur potentiel vous enverra probablement une lettre de motivation intermédiaire dans les plus brefs délais.

Un Avis intermédiaire est une lettre d’information sur l’état actuel de la procédure de candidature et constitue donc également une marque de courtoisie. Les candidats potentiels sont informés que la procédure de candidature se prolonge. Ils peuvent ainsi continuer à espérer une invitation à un entretien et n’ont pas besoin de se renseigner eux-mêmes.

Les candidats se trouvent souvent en position d’attente dans le processus de candidature en cours. Il est donc tout à fait normal que les employeurs ne mettent pas trop de temps à leur répondre. Une lettre d’information intermédiaire est un bon moyen d’envoyer un message d’appréciation sans devoir prendre une décision définitive. Cela est particulièrement pertinent lorsque de nombreux candidats de qualité similaire sont passés par la procédure de candidature.

Avis intermédiaire et accusé de réception – quelle est la différence ?

Un accusé de réception est également un retour d’information aux candidats, mais à une autre étape de la procédure de candidature.

En règle générale, vous recevez un accusé de réception immédiatement après l’envoi de votre candidature à l’entreprise. En cas d’envoi électronique, un accusé de réception automatisé est même souvent envoyé. Vous savez ainsi que tous vos documents sont bien parvenus à leur destinataire. Aujourd’hui, la plupart des employeurs envoient des accusés de réception à leurs candidats.

En revanche, une notification intermédiaire n’est pas toujours établie. Cela dépend du fait qu’une procédure de sélection prenne beaucoup de temps ou de la manière dont le service des ressources humaines travaille en général. Dans le cas des candidatures écrites, elles sont généralement aussi établies par écrit ; dans le cas des candidatures par courrier électronique, les candidats reçoivent un avis électronique.

Pourquoi envoie-t-on des avis intermédiaires ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les employeurs potentiels ont recours à l’envoi d’avis intermédiaires dans le cadre de procédures de candidature complexes :

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  • ils véhiculent une image positive et valorisante de l’entreprise : ils sont une marque de respect envers les candidats en attente et montrent que l’employeur dispose d’une gestion compétente des ressources humaines, ce qui permet de tirer des conclusions positives sur l’ensemble de la structure de l’entreprise
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  • une ligne rouge tout au long du processus de candidature (transparence vis-à-vis de l’extérieur)
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  • l’entreprise envoie un signal clair indiquant qu’elle est toujours intéressée : Les candidats ne se sentent pas oubliés et peuvent mieux surmonter la longue période d’attente sans devoir demander eux-mêmes où en est la procédure de candidature.
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  • les candidats intéressés sont retenus et ne s’orientent pas autrement parce qu’ils pensent qu’ils ne recevront plus de réponse
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  • l’employeur gagne du temps pour prendre sa décision grâce à leur envoi
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Que dit une décision intermédiaire ?

Une grande partie des entreprises utilisent des modèles et des blocs de texte pour rédiger les notifications intermédiaires. Ils ne sont donc pas très personnalisés. En raison de leur caractère informatif, ils visent uniquement à fournir des informations sur le processus de candidature, tout en veillant à ce que le candidat ne se désiste pas prématurément ou ne retire pas sa candidature.
La difficulté pour l’employeur lors de la rédaction de l’avis, aussi simple soit-il, est de ne pas suggérer au candidat qu’il est déjà assuré d’obtenir le poste. Il faut pour cela garder un certain professionnalisme et une certaine distance, ce qui explique que la lettre soit généralement rédigée de manière très impersonnelle.

Un Avis intermédiaire pourrait par exemple être formulée comme suit :

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  • « Vous avez postulé chez nous pour le poste de (activité) mis au concours. En raison du grand nombre de candidatures, nous avons encore besoin d’un peu de temps pour la présélection. Nous vous contacterons dès que ce processus sera terminé. Nous vous prions de vous abstenir de toute demande supplémentaire.Nous vous remercions de votre compréhension et de votre patience ».
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  • « Nous vous remercions encore une fois pour votre candidature et votre intérêt à travailler chez nous. Nous entamerons dans les prochains jours le processus de sélection des candidatures reçues. D’ici là, nous vous demandons un peu de patience de votre part. En vous priant de bien vouloir patienter encore un peu, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées ».
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  • « Nous nous référons aujourd’hui à votre candidature du (date). L’examen de toutes les candidatures prendra encore un certain temps. Nous prendrons ensuite contact avec vous dans les meilleurs délais. Nous vous recontacterons alors prochainement sans que vous ayez à nous le demander et vous remercions de la confiance que vous nous accordez ».
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(Comment) dois-je réagir à une notification intermédiaire ?

Vous avez reçu un Avis intermédiaire a été reçu. Et maintenant ? Continuer à attendre ? Garder le silence ? Non ! La recommandation est la suivante : répondez ! Engagez le dialogue avec l’employeur. Concrètement, cela signifie que vous ne devez pas hésiter à formuler une réponse brève. Un feed-back à une telle lettre de notification n’est certes pas obligatoire, mais il montre que vous respectez également les règles de politesse et qu’il est toujours très intéressé.

Pour votre réponse, vous pouvez vous inspirer des formulations suivantes :

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  • « J’ai bien reçu votre lettre du (date). Je vous en remercie vivement. Je suis heureux de savoir que je reste un candidat potentiel pour votre entreprise ».
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  • « Je vous remercie pour votre message. C’est avec plaisir que j’attends votre décision finale ».
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Dans le cas où vous avez déjà trouvé et accepté un autre poste plus lucratif, formulez un refus correspondant dans votre réponse.

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  • « Je vous remercie de votre lettre. Entre-temps, j’ai accepté une autre offre d’emploi et retire ainsi ma candidature auprès de vous. Je vous souhaite beaucoup de succès dans votre procédure de sélection et que vous trouviez rapidement le collaborateur qui vous convient ».
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  • « J’ai bien reçu votre réponse intermédiaire, je vous remercie de l’intérêt que vous portez à ma candidature et de la confiance que vous me témoignez. Je regrette d’autant plus de devoir maintenant retirer ma candidature auprès de vous pour des raisons personnelles. Je vous prie de faire preuve de compréhension et vous souhaite bonne continuation dans votre recherche de collaborateurs ».
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Dans votre lettre de réponse, faites toujours référence à la lettre concrète. Mentionnez-la dans la ligne d’objet. Respectez également les règles formelles dans votre lettre.

Réponse intermédiaire à la candidature : appréciation des candidats

Un Avis intermédiaire n’est pas encore une réponse positive, mais ce n’est pas non plus une réponse négative. Il y a donc de bonnes chances de recevoir bientôt une invitation à un entretien d’embauche. L’envoi de la réponse n’est pas un acte qui demande beaucoup d’efforts de la part du service du personnel. Néanmoins, même un ou deux mots peuvent envoyer un message important, à savoir : l’appréciation.

Une telle lettre est généralement envoyée lorsque la procédure de recrutement prend plus de temps que prévu et que le candidat doit être retenu. Une telle lettre peut donc être considérée comme un signe positif. Dans un long processus de candidature, une lettre de motivation intermédiaire est l’une des nombreuses étapes qui mènent à l’emploi de rêve.

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