Dans un contexte de transformation digitale accélérée, la dématérialisation des processus RH est devenue un enjeu stratégique pour les entreprises de toutes tailles. En effet, en digitalisant la gestion des documents et des données liées aux collaborateurs, les organisations peuvent gagner en productivité, en sécurité et en engagement des équipes. C’est pour répondre à ces défis que des acteurs comme Arkevia et MyPeopleDoc ont émergé ces dernières années, en proposant des solutions de coffre-fort numérique et de digitalisation des RH.
Arkevia et MyPeopleDoc font parties des leaders sur ce marché en pleine croissance. Leur promesse ? Simplifier la vie des services RH et des collaborateurs en permettant de stocker, partager et signer électroniquement tous les documents importants, du contrat de travail aux fiches de paie en passant par les justificatifs d’absence. Mais au-delà de cet objectif commun, les deux solutions se différencient par leurs fonctionnalités, leur positionnement et leur approche de la digitalisation RH.
Dans cet article, nous vous proposons donc de comparer en détail Arkevia et MyPeopleDoc, afin de vous aider à identifier la solution la plus adaptée aux besoins de votre entreprise. Nous passerons en revue les principaux critères de choix, des fonctionnalités aux tarifs en passant par l’expérience utilisateur et les avis clients. Notre objectif : vous donner toutes les clés pour choisir votre futur partenaire de digitalisation RH en connaissance de cause !
Arkevia, la Solution de Référence pour la Dématérialisation des Documents RH
Commençons notre comparatif par Arkevia, l’un des pionniers du marché des coffres-forts numériques. Lancée en 2015 par le groupe Cegedim, la solution s’est rapidement imposée comme une référence auprès des entreprises de toutes tailles, des PME aux grands groupes. La force d’Arkevia ? Une combinaison unique de fonctionnalités de stockage, de partage et de signature électronique, le tout avec un haut niveau de sécurité et de conformité réglementaire.
Concrètement, Arkevia permet aux services RH de stocker tous leurs documents sensibles dans un espace en ligne sécurisé, accessible 24h/24 et 7j/7 depuis un simple navigateur web. Fini les armoires remplies de dossiers papier, place à un archivage numérique intelligent ! Les DRH peuvent ainsi retrouver facilement les documents dont ils ont besoin, les partager avec les collaborateurs concernés et même les faire signer électroniquement pour gagner du temps.
Parmi les principaux atouts d’Arkevia, on peut citer :
- Un archivage légal garanti pendant 50 ans, permettant une mise en conformité avec les obligations légales françaises et européennes
- Une classification avancée des documents avec des arborescences paramétrables, pour s’adapter aux processus métiers des entreprises
- Une sécurité renforcée avec un chiffrement des données, une traçabilité complète et des certifications ISO 27001 et HDS pour les données de santé
- Des fonctionnalités de type “coffre-fort numérique” pour que les collaborateurs puissent eux aussi stocker leurs documents via un compte personnel, sans risque de perte
Autre avantage d’Arkevia : son ouverture et sa connectivité avec de nombreux logiciels RH et de gestion des entreprises. Via des API et des connecteurs pré-établis, la solution permet par exemple d’automatiser le dépôt des factures fournisseurs venant de la banque en ligne Qonto, pour une mise à jour en temps réel. De quoi faire gagner un temps précieux aux équipes comptabilité et réduire les risques d’erreurs !
Mais qu’en est-il de l’expérience utilisateur ? Sur ce point, Arkevia mise sur une interface épurée et intuitive, accessible à la fois via son site web et son portail privatif MyArkevia. Même s’il y a parfois un peu de clics pour retrouver certains documents, on apprécie les fonctions de recherche avancée et de filtres pour naviguer efficacement. Point positif également : les collaborateurs disposent d’un espace personnel en self-service pour accéder à leurs propres documents comme les fiches de paie.
MyPeopleDoc, le Challenger qui Monte en Puissance
Face à Arkevia, MyPeopleDoc fait figure de challenger ambitieux. Lancée en 2007, la plateforme RH a connu une très forte croissance ces dernières années, portée par des investissements massifs et un positionnement axé sur l’expérience collaborateur. Aujourd’hui, MyPeopleDoc revendique plus de 1 200 clients dans 180 pays, dont de nombreuses multinationales comme Coca-Cola, Axa ou Toyota.
Comme Arkevia, MyPeopleDoc permet de digitaliser l’ensemble du cycle de vie des documents RH. On y retrouve donc des fonctionnalités similaires de coffre-fort numérique, d’archivage légal et de signature électronique. Les DRH peuvent centraliser les dossiers des collaborateurs, automatiser la collecte des pièces justificatives et sécuriser le partage des informations confidentielles.
Mais là où MyPeopleDoc se démarque, c’est par sa spécialisation RH et sa volonté de couvrir l’ensemble des processus, du recrutement à la paie en passant par la gestion des talents. Au-delà du coffre-fort, la solution intègre donc des modules avancés comme :
- Des workflows de gestion des demandes RH (congés, justificatifs…) directement dans l’interface, avec validation et suivi
- Une digitalisation de bout en bout du processus d’onboarding des nouveaux collaborateurs, contrat électronique inclus
- Des campagnes d’e-signature à grande échelle pour faire signer des documents en masse comme les avenants
- Une app mobile complète pour que les employés puissent accéder à leur coffre-fort et interagir avec leur service RH à tout moment
Autre différence majeure avec Arkevia : MyPeopleDoc mise beaucoup sur l’accompagnement et la conduite du changement. Au-delà de la solution technique, l’entreprise propose un support dédié avec des consultants RH pour aider ses clients à repenser leurs processus. Des “success managers” sont également nommés pour suivre la satisfaction et l’utilisation dans la durée.
Au niveau tarifaire, difficile de comparer avec précision, les deux éditeurs ne communiquant pas publiquement leurs prix. D’après nos informations, MyPeopleDoc pratique une facturation à l’utilisateur et au volume de documents qui peut rapidement grimper pour les grandes organisations, là où Arkevia semble plus abordable. Mais les retours clients que nous avons pu récupérer sont globalement positifs sur le ROI de MyPeopleDoc.
L’autre indicateur de satisfaction est la note moyenne de 4,4/5 obtenu par MyPeopleDoc sur le site d’avis Capterra. Les utilisateurs apprécient notamment la simplicité de prise en main, l’exhaustivité des fonctionnalités et la qualité de l’accompagnement dans le temps. Certains regrettent cependant des temps de chargement parfois longs et quelques bugs sur la recherche documentaire.
Comparatif Détaillé : Arkevia vs MyPeopleDoc, qui Gagne sur Quels Critères ?
Maintenant que nous avons dressé le portrait des deux challengers, rentrons dans le détail de leurs forces et faiblesses respectives. Pour vous aider à y voir plus clair, nous avons réalisé un grand tableau comparatif reprenant les principaux critères de choix d’une solution de digitalisation RH.
| Critères | Arkevia | MyPeopleDoc |
|---|---|---|
| Archivage légal des documents RH | Oui, pendant 50 ans | Oui, durée paramétrable |
| Signature électronique | Oui | Oui, avec des fonctions avancées (signature en masse…) |
| Workflow RH | Partiel | Complet (gestion des congés, demandes administratives…) |
| Espace collaborateur en self-service | Oui | Oui + app mobile avancée |
| Connexion avec des logiciels tiers | Oui, via API et connecteurs (ex: Qonto) | Oui, focus sur les SIRH et outils de paie |
| Tarifs | Plutôt abordable | Potentiellement élevés selon le volume (facturation à l’utilisateur) |
| Accompagnement | Standard | Renforcé (consultants RH dédiés, conduite du changement) |
| Satisfaction client | Bonne | Très bonne (4,4/5 sur Capterra) |
Alors, que peut-on retenir de cette comparaison ? Arkevia et MyPeopleDoc couvrent bien les bases de la digitalisation RH avec des fonctionnalités robustes de coffre-fort, d’archivage et de signature. Sur ce socle commun, MyPeopleDoc se distingue par des modules métiers plus avancés, notamment pour automatiser les processus RH de bout en bout là où Arkevia reste plus généraliste.
En termes d’ouverture et de connectivité aussi, les deux solutions font la course en tête avec une orientation différente. Arkevia mise sur des API transverses et des liens avec des outils corporate comme Qonto ou Salesforce. MyPeopleDoc préfère se concentrer sur des connecteurs avec les principaux SIRH du marché pour une expérience RH intégrée.
Enfin, le positionnement et le modèle économique des deux acteurs sont assez différents. Arkevia joue la carte de la proximité et de la simplicité avec des tarifs abordables pour adresser les PME et ETI. MyPeopleDoc vise plus les grandes entreprises en quête de transformation RH avec des tarifs supérieurs mais un accompagnement de premier plan. Deux approches et deux cibles bien distinctes donc.
Comment Choisir Entre Arkevia et MyPeopleDoc ? Les Critères à Prendre en Compte
Au final, Arkevia et MyPeopleDoc sont deux excellentes solutions pour digitaliser la fonction RH et gagner en efficacité. Mais leurs différences de positionnement font qu’elles ne s’adresseront pas aux mêmes entreprises selon leur taille, leur maturité et leurs enjeux. Voici quelques questions à vous poser avant de trancher :
- Quelle est la taille de votre entreprise et de votre service RH ? Si vous êtes une PME avec une équipe RH réduite, Arkevia sera sans doute plus simple à prendre en main. Si vous êtes un groupe international, l’expertise de MyPeopleDoc peut faire la différence.
- Quels sont vos cas d’usage prioritaires ? Archivage, signature électronique, gestion des documents administratifs… Listez et priorisez vos besoins pour voir quelle solution y répond le mieux. MyPeopleDoc est plus exhaustif mais Arkevia peut suffire pour des besoins basiques.
- Vos collaborateurs sont-ils à l’aise avec le numérique ? La qualité de l’expérience utilisateur et notamment mobile sera clé pour adopter ces nouveaux outils. Sur ce point, MyPeopleDoc semble plus innovant.
- Quel budget pouvez-vous consacrer à ce projet ? N’oubliez pas de prendre en compte le coût total incluant la maintenance, les mises à jour, l’accompagnement… En cas de budget limité, Arkevia peut être plus abordable à court terme.
N’hésitez pas non plus à tester par vous-même les deux solutions avant de vous décider. Arkevia comme MyPeopleDoc proposent des démos gratuites sur demande pour vous faire une idée concrète. Vous pouvez aussi échanger avec leurs références clients dans des entreprises similaires pour avoir des retours du terrain.
Arkevia et MyPeopleDoc, Deux Visions de la Digitalisation RH
Au-delà de leurs différences fonctionnelles et tarifaires, Arkevia et MyPeopleDoc portent surtout deux visions assez distinctes de la digitalisation de la fonction RH. Et c’est sans doute ce qui doit primer dans votre choix final.
Avec Arkevia, vous misez sur un outil de confiance, reconnu et abordable qui répond efficacement aux enjeux de dématérialisation et de conformité. La solution s’intègrera facilement dans votre système d’information et vos processus existants, sans bouleverser vos habitudes. Le coffre-fort numérique intelligent sera au cœur de votre transformation RH.
Avec MyPeopleDoc, vous faites le pari d’une plateforme innovante et ambitieuse pour repenser l’expérience collaborateur dans sa globalité. La digitalisation des documents RH n’est qu’un point d’entrée vers une automatisation complète des processus, du recrutement à la gestion des talents. C’est une vraie démarche de conduite du changement qui se profile.
Deux philosophies donc, qui ne répondent pas aux mêmes attentes et ne s’inscrivent pas dans la même temporalité. A vous de voir celle qui s’aligne le mieux avec la culture et la stratégie de votre entreprise.
Conclusion
Arkevia vs MyPeopleDoc, le match des champions de la digitalisation RH n’a pas fini de faire parler. Avec leurs atouts respectifs, les deux solutions ont de beaux jours devant elles pour accompagner la transformation numérique des entreprises. La bonne nouvelle, c’est que les DRH ont désormais l’embarras du choix pour trouver la plateforme adaptée à leurs enjeux.
Dans tous les cas, une chose est sûre : la dématérialisation des RH n’est plus une option. Face aux montagnes de documents, aux armoires débordantes et aux processus chronophages, il devient urgent de sauter le pas du numérique. Les collaborateurs sont de plus en plus demandeurs de simplicité et de rapidité dans leurs démarches RH. Leur offrir un coffre-fort personnel accessible en quelques clics, c’est aussi un moyen de renforcer leur engagement.
Mais n’oublions pas que digitaliser ne se résume pas à mettre en place un outil, fût-il le plus complet. C’est aussi repenser son organisation, faire évoluer ses pratiques managériales, développer la culture du numérique… Tout un programme, qui ne fait que commencer ! Dans ce périple, Arkevia comme MyPeopleDoc seront des partenaires précieux. Alors, prêts à franchir le pas ?
Voilà, j’espère que ce grand comparatif entre Arkevia et MyPeopleDoc t’aura donné une vision plus claire des forces en présence. N’hésite pas si tu veux que je creuse davantage certains aspects, je peux facilement étayer le propos !