Dans un monde du travail en constante évolution, la digitalisation des RH est devenue un enjeu clé pour les entreprises. Automatiser les tâches administratives chronophages, sécuriser les données sensibles et améliorer l’expérience employé sont autant de défis que les DRH doivent relever pour gagner en performance. Face à ces problématiques, MyPeopleDoc s’est imposé comme le leader des coffres-forts numériques RH.
Véritable pionnier du marché, MyPeopleDoc propose une solution innovante et intuitive pour dématérialiser et centraliser tous les documents RH de l’entreprise. Bulletins de paie, contrats de travail, justificatifs, notes de frais… Tous ces documents papier qui s’entassent dans des armoires peuvent enfin être gérés de manière 100% digitale, en toute conformité légale. Fini les recherches fastidieuses et les risques de perte ou de destruction !
MyPeopleDoc, bien plus qu’un simple espace de stockage
MyPeopleDoc ne se contente pas d’être un espace de stockage en ligne. C’est une véritable plateforme intelligente, qui va automatiser et optimiser l’ensemble des flux documentaires RH. Voici un aperçu de ses principales fonctionnalités :
Envoi automatisé des bulletins de paie et documents aux salariés
Chaque mois, la plateforme se charge d’envoyer automatiquement les bulletins de paie numériques à chaque salarié, ainsi que tout autre document qui lui est destiné (attestation, relevé de carrière…). Les salariés peuvent ainsi consulter leurs documents depuis leur espace personnel sécurisé, accessible 24h/24 et 7j/7 depuis le device de leur choix (mobile, tablette, PC…).
Archivage sécurisé pendant 50 ans
Une fois envoyés, tous les documents RH sont automatiquement archivés dans un coffre-fort numérique hautement sécurisé, pour une durée légale de 50 ans. Fini les risques de perte, de vol ou de détérioration des documents papier ! La confidentialité et l’intégrité des données sont garanties grâce à des protocoles de chiffrement de pointe.
Espace personnel de 10Go par salarié
Chaque salarié bénéficie d’un espace de stockage personnel de 10Go, entièrement gratuit et illimité dans le temps. Il peut ainsi conserver tous ses documents administratifs au même endroit, tout au long de sa carrière dans l’entreprise. Les documents restent accessibles même après son départ !
Une plateforme collaborative connectée au SIRH
L’autre force de MyPeopleDoc, c’est sa capacité à s’interconnecter avec le SIRH de l’entreprise. Grâce à des API sécurisées, la plateforme communique directement avec les logiciels de paie et de gestion RH, pour importer automatiquement les données et documents. Plus besoin de ressaisies ou de transferts manuels !
Cette interconnexion permet de créer un écosystème RH digital unifié, où toutes les données sont synchronisées en temps réel. Les équipes RH peuvent ainsi gérer tous les documents depuis une interface unique, et gagner un temps précieux au quotidien. La plateforme facilite également le partage de documents entre les différents services de l’entreprise (direction, comptabilité, managers…) de façon parfaitement sécurisée.
Flux documentaires RH optimisés de A à Z
Avec MyPeopleDoc, c’est toute la chaîne de gestion documentaire RH qui est optimisée :
- Création automatisée des documents à partir de modèles personnalisables
- Signature électronique des documents pour plus de rapidité
- Envoi et partage des documents en 1 clic
- Archivage automatique des documents dans le coffre-fort numérique
- Recherche et consultation facilitées grâce au moteur de recherche intelligent
- Pilotage et reporting sur les flux documentaires
Résultat : un gain de temps considérable pour les équipes RH, et une digitalisation à 360° de tous les processus documentaires !
La conformité et la sécurité au cœur de la solution
En tant que tiers de confiance, MyPeopleDoc accorde une importance capitale à la conformité légale et à la sécurité des données. La plateforme répond aux plus hauts standards en matière de protection des données personnelles et confidentielles.
Des bulletins de paie numériques valables légalement
Depuis la loi El Khomri de 2016, les employeurs ont la possibilité de dématérialiser les bulletins de paie, à condition de respecter certaines obligations légales. Avec MyPeopleDoc, vous êtes en conformité totale avec la législation. Les bulletins émis sur la plateforme ont la même valeur juridique que des bulletins papier, et sont opposables en cas de litige.
Certification pour l’hébergement de données de santé
MyPeopleDoc est également certifié pour héberger des données de santé, selon le référentiel HDS (Hébergeur de Données de Santé). C’est la garantie que les données médicales de vos salariés (visites médicales, arrêts maladie…) sont stockées sur des serveurs sécurisés, et accessibles uniquement au personnel habilité.
Chiffrement et traçabilité des documents
Tous les documents hébergés sur MyPeopleDoc sont chiffrés de bout en bout, aussi bien lors des transferts que du stockage. Les protocoles utilisés (SSL, AES-256…) sont régulièrement audités et mis à jour pour résister aux cybermenaces. Par ailleurs, toutes les actions réalisées sur les documents sont tracées et horodatées, afin de garantir une parfaite intégrité des données.
Au-delà de la dématérialisation des documents
Si MyPeopleDoc s’est d’abord fait connaître pour ses fonctionnalités de coffre-fort numérique, la plateforme a progressivement élargi son offre pour couvrir l’ensemble des besoins RH. Depuis son rachat par l’éditeur américain Ultimate Software (désormais UKG) en 2019, MyPeopleDoc s’inscrit dans une suite logicielle plus vaste, baptisée UKG HR Service Delivery.
Digitalisation de l’ensemble des processus RH
Au-delà de la simple dématérialisation des documents, MyPeopleDoc permet de digitaliser et d’automatiser l’ensemble des processus RH :
- Gestion des demandes et réclamations des salariés via un portail en self-service
- Workflow de validation des demandes (congés, avancements…)
- Suivi des entretiens annuels et plans de développement des compétences
- Pilotage de la mobilité interne et gestion des organigrammes
- Enquêtes et sondages auprès des collaborateurs
Gestion simplifiée des entrées/sorties des collaborateurs
UKG HR Service Delivery comprend également un module dédié à l’onboarding et l’offboarding des collaborateurs. De la signature du contrat jusqu’à l’entretien de départ, tous les documents et formalités sont centralisés sur la plateforme. Les processus d’intégration sont ainsi grandement facilités et accélérés, pour une meilleure expérience employé.
Outils de communication interne
Enfin, MyPeopleDoc intègre désormais des outils de communication interne pour renforcer l’engagement des collaborateurs. La plateforme permet de créer facilement des newsletters, des sondages, des FAQ… et de les diffuser en ciblant des populations spécifiques (par métier, par site…). Un moyen efficace de dynamiser la communication RH !
Étude de cas client
Pour illustrer les bénéfices de MyPeopleDoc, voici un exemple concret de déploiement chez un de nos clients, le groupe Samsonite. Grâce à notre solution, les équipes RH de Samsonite ont pu dématérialiser la totalité des dossiers des 1500 collaborateurs, auparavant gérés sous format papier. Résultat : un gain de temps de 70% sur la préparation des dossiers d’embauche, et 90% de documents électroniques contre 10% auparavant. La plateforme a également permis de sécuriser les documents en les centralisant dans le coffre-fort numérique. Le DRH de Samsonite témoigne : “Nous avons trouvé avec MyPeopleDoc un partenaire fiable et innovant, qui nous accompagne dans notre transformation RH digitale”.
Comment adopter MyPeopleDoc dans son entreprise ?
Vous êtes convaincu par les atouts de MyPeopleDoc et souhaitez franchir le pas dans votre entreprise ? Voici les étapes clés pour adopter sereinement notre solution :
Démonstration gratuite
La première étape consiste à planifier une démonstration gratuite avec l’un de nos experts. C’est l’occasion de découvrir en détail les fonctionnalités de la plateforme, de poser toutes vos questions et de valider que la solution correspond à vos besoins. La démo peut se faire en présentiel ou en visioconférence, selon votre préférence.
Accompagnement personnalisé
Si vous décidez d’adopter MyPeopleDoc, un chef de projet dédié vous accompagnera tout au long du déploiement. Il sera votre interlocuteur unique pour : réaliser un audit de vos processus documentaires, paramétrer la plateforme selon vos spécificités, former vos équipes, et planifier la migration de vos documents existants. Vous bénéficierez d’un accompagnement sur-mesure et adapté à votre contexte.
Compatible tout type d’appareil (mobile, tablette, PC)
MyPeopleDoc se veut accessible au plus grand nombre. C’est pourquoi notre solution est conçue pour être utilisable depuis n’importe quel appareil : smartphone, tablette, ordinateur… Vos salariés peuvent ainsi accéder à leurs documents et interagir avec la plateforme RH quel que soit leur équipement, et depuis n’importe où. Une flexibilité indispensable pour répondre aux nouveaux modes de travail !
Tarifs sur-mesure selon la taille de l’entreprise
Chez MyPeopleDoc, nous sommes convaincus que la transformation digitale doit être à la portée de toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. C’est pourquoi nous proposons des tarifs sur-mesure, qui s’adaptent au nombre de vos salariés et aux fonctionnalités dont vous avez besoin. Vous pouvez ainsi construire votre propre formule et maîtriser votre budget. Des réductions sont également prévues pour les associations et les start-up.
MyPeopleDoc face à ses alternatives
Si MyPeopleDoc est aujourd’hui le leader incontesté des solutions de dématérialisation RH, il existe néanmoins d’autres acteurs sur ce marché. Parmi les alternatives à MyPeopleDoc, on peut citer des solutions comme Keepeek Talent, Digiposte ou Arondor. Mais quelles sont les différences avec notre plateforme ?
Des concurrents davantage orientés paie que coffre-fort numérique
La plupart de nos concurrents sont issus du monde de la paie et des ressources humaines. Leurs solutions sont donc souvent orientées vers la gestion de la paie et du SIRH, avec la dématérialisation des bulletins comme fonctionnalité annexe. À l’inverse, MyPeopleDoc a été pensé dès le départ comme un coffre-fort numérique, qui sécurise tous les types de documents RH (pas seulement les bulletins) et les conserve pendant toute la durée légale.
Tableau comparatif des fonctionnalités
Pour vous aider à faire votre choix, voici un tableau comparant les principales fonctionnalités de MyPeopleDoc avec celles de ses concurrents :
| Fonctionnalité | MyPeopleDoc | Keepeek Talent | Digiposte | Arondor |
|---|---|---|---|---|
| Coffre-fort électronique | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Archivage 50 ans | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Espace salarié 10Go | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ |
| Signature électronique | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Application mobile | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ |
| Workflow RH | ✅ | ❌ | ❌ | ✅ |
Avis et témoignages d’utilisateurs
Au-delà des fonctionnalités, le meilleur moyen de se faire une idée d’une solution est encore de se fier aux retours de ses utilisateurs. Et de ce point de vue, MyPeopleDoc fait l’unanimité auprès de ses clients ! Notre solution obtient la note de 4,7/5 sur le site d’avis Appvizer, avec plus de 200 retours certifiés. Nos clients plébiscitent notamment la simplicité d’utilisation de la plateforme, son exhaustivité fonctionnelle et la qualité de l’accompagnement. Parmi les verbatims les plus parlants :
- “Très bonne solution, intuitive, facile à prendre en main et surtout sécurisée. Le top pour dématérialiser nos documents et gagner en productivité !” (DRH, secteur bancaire)
- “Grâce à MyPeopleDoc, fini la paperasse et les armoires qui débordent ! Tout est centralisé et archivé automatiquement. Un vrai gain de temps et d’espace” (Responsable paie, secteur retail)
- “La mise en place de MyPeopleDoc a vraiment modernisé l’image de la fonction RH dans notre entreprise. Les salariés apprécient de pouvoir accéder à leurs documents en toute autonomie.” (DRH, secteur high-tech)
Conclusion
Au terme de cet article, vous l’aurez compris : MyPeopleDoc s’impose comme un incontournable de la transformation digitale RH. Sa solution répond à tous les enjeux de dématérialisation et de gestion documentaire des entreprises, tout en offrant une expérience optimale aux collaborateurs.
Bénéfices clés : productivité, sécurité et engagement employés
En adoptant MyPeopleDoc, les entreprises peuvent ainsi bénéficier de gains concrets :
- Des RH plus productives, libérées des tâches administratives chronophages et focalisées sur des activités à plus forte valeur ajoutée
- Des données sécurisées et pérennisées sur le long terme, dans le respect des obligations légales et de la RGPD
- Des collaborateurs plus engagés et autonomes, grâce à un accès facilité à leurs documents et un meilleur accompagnement RH
Perspectives et évolutions futures de la solution
Et ce n’est qu’un début ! MyPeopleDoc ne cesse d’innover pour enrichir sa plateforme et répondre aux nouveaux besoins RH des entreprises. Parmi les évolutions à venir, on peut citer l’intégration de l’intelligence artificielle pour automatiser encore plus les processus, ou le développement de nouvelles interfaces conversationnelles (chatbots) pour guider les salariés. L’objectif est de faire de MyPeopleDoc un véritable hub digital RH, depuis l’embauche jusqu’au départ du salarié.
Alors, êtes-vous prêts à franchir le pas de la digitalisation RH avec MyPeopleDoc ? Demandez une démo dès maintenant et laissez-vous guider par nos experts !